Kära ledare,
Det är nu drygt två år sedan vi gick över till SportAdmin,
som ett första helt gemensamt system för hemsidor, medlems- och
aktivitetshantering. I samarbete med vår IT leverantör A3 tar vi nu nästa steg
och det är att vi kommer att införa ett gemensamt e-post system för hela
klubben med hjälp av Microsoft Office 365.
Mejl
Varje lag och idrott kommer att få en egen e-post adress som
inte är knuten till någon namngiven ledare utan det blir istället vad man kan
kalla funktionsadresser. Största fördelen med detta är att ifall man byter
ledare så kommer de nya att få tillgång till samma information som deras föregångare
har haft samt att vår förhoppning är att det ska underlätta när ledare i ett
lag behöver få kontakt med ledare i ett annat lag eller när styrelsen behöver
komma ut med information till er i lagen. Sammanlagt finns det idag 104 olika
ledare upplagda i Sportadmin och det är inte alltid enkelt att nå ut med rätt
information till rätta personer med tanke på det. Vi har också tyckt att
mailutskick via Sportadmin inte alltid är så enkelt så därför har vi sökt efter
en annan lösning som vi nu tror vi har hittat. Grupper kommer också att skapas
så att man t ex når alla som håller på med fotboll eller innebandy så väl som
en grupp för alla ledare oavsett idrott.
Inom ledargruppen får ni själva göra upp om vem som ska
ansvara för att kolla denna brevlåda men det finns möjligheter att lägga till
regler som vidarebefordrar inkommande post till externa brevlådor ifall ni
skulle vilja göra det.
Kalender
Vi kommer även att börja använda oss av kalender och
mötesbokningsfunktionen i Office 365 för att boka våra egna planer samt
Ersmarksgården, vilket direkt innebär att http://internt.eik.se
som hittills kunnat användas för detta kommer att försvinna. Efter
tidsfördelningsmötet får varje lag i uppgift att själva boka upp sin fördelade
träningstider och man kan även efteråt lägga in andra bokningar för t ex
matcher ifall planerna är lediga. Först till kvarn gäller för planbokningarna
medans bokning av Ersmarksgården kommer att kontrolleras och godkännas av vår
Husfogde innan den blir bekräftad, men ni bokar allt på samma sätt.
Det finns även en långsiktig tanke på att kansliet som får
bekräftelserna från Umeå Fritid på era egna bokning ska kunna använda samma
system för att bekräfta bokningarna från Fritid direkt till er som lag och
eventuella ändringar som görs av Fritid också kommer att synas hos er så snart
som de är gjorda. På så sätt kanske vi undviker att ledare och deltagare får
stå och vänta på en träning som är avbokad av Fritid.
Nuvarande kalender i Sportadmin
Detta ersätter alltså inte den kalender med aktiviteter som
ni redan har i Sportadmin utan den ska fortsätta att användas på samma sätt som
idag. Ni kan däremot länka in den kalender till denna nya så ni får se när
matcherna som ni importerat mm är planerade men det kommer alltså att vara två
olika system - ett i Office 365 för bokningar och det gamla i Sportadmin för
aktiviteter och kallelser.
Att Göra
Det finns även funktioner i Office 365 som innebär att
styrelsen kan fördela uppgifter till lagen och följa status på detta tills det
är klart. Det kan t ex vara att förstagångs registera spelare i Fogis eller
anmäla lag till seriespel.
Delade dokument - OneDrive
I Office 365 kan man lägga upp och dela dokument mellan
varandra och målsättningen är att på sikt så kommer det som idag finns i
"Ledarrummet" på eik.se också att fasas ut då vi inser att man måste
vara upplagd som administratör i Sportadmin för att kunna logga in och se vad
som finns där. Mer om detta kommer att komma senare.
Klient
Vi har som klubb inte råd med fulla Office licenser till er
alla men om man redan har tillgång till Outlook via sitt arbete kan man koppla
till ett extra konto till detta. För er andra så kommer även att nå detta
mailsystem via en vanligt web-läsare eller via mobilen, via Outlook Web Access
(OWA).
Ledargruppen på Facebook
Om ni inte redan kände till det så har vi redan en grupp för
er ledare på Facebook och denna grupp är primärt tänkt för enkel och snabb
kommunikation och kommer att finnas kvar som den ser ut idag. Detta ersätter
alltså inte denna grupp funktion och är ni inte redan med där idag så kontakta
kansliet så lägger vi till er.
Styrelsen
För de olika rollerna och ansvarsområdena i styrelsen så har
vi redan testat på och börjat använda oss av detta. Årsmötet kan komma att
ändra på en del roller/ansvarsområden och personer men det som finns upplagt
just nu är:
- kansliet@eik.se -
som är den gamla vanliga adressen för all inkommande epost till klubben
och som ni kan fortsätta att använda er utan som tidigare.
- ekonomi@eik.se -
dit skickar ni allt som har med pengar att göra, domarkvitton, egna utlägg
mm. Per är den hos oss som har koll på denna.
- verksamhetsansvarig@eik.se
- när ni har frågor som berör verksamheten och hanteras för närvarande av
Mattias.
- anlaggningar@eik.se
- för frågor rörande våra anläggningar såsom gräsplanerna eller garaget,
där Patric har i uppgift att svara.
- husfogde@eik.se -
på samma sätt fast frågor som rör Ersmarksgården, detta ansvar ligger för
närvarande på Daniel.
- sekreterare@eik.se
och utbildning@eik.se - finns också
upplagda med Pernilla och Johanna bakom var sin brevlåda.
- styrelsen@eik.se
- är den ni ska använda när ni vill komma i kontakt med hela styrelsen.
Utbildning
På samma sätt som vi genomförde ett par kväller inför
Sportadmin hade vi tänkt göra även för detta så håll utkik efter inbjudan till
dessa tillfällen. För er som inte har tid att vänta på någon utbildning så
kontaktar ni kansliet för inloggningsuppgifter och sedan kan ni redan idag
logga in via https://outlook.office365.com/owa/
Vi har lagt upp nästan alla fotbollslag enligt modellen
”Lag.Idrott@eik.se” men avvaktar fortfarande med de födda 2011 och 2012 då vi
inte vet hur strukturen för dessa kommer att se ut i år. På samma sätt så ska
Futsal och Innebandy få slutföra sina säsonger innan detta kommer att fungera
även för dem.
